Jaap geeft aan dat hij griep heeft en vandaag niet komt werken. Je stuurt een mail met medische gegevens naar zijn collega’s, dat Jaap door griep niet komt werken. Na één week is Jaap nog steeds niet aan het werk. Hij geeft aan voorlopig ook niet te kunnen werken. Je plant een gesprek in bij de bedrijfsarts en stelt de bedrijfsarts de vraag welke werkzaamheden Jaap nog zou kunnen doen. Je geeft hierbij aan dat Jaap nu griep heeft, maar dat er steeds iets is. Twee maanden geleden had Jaap namelijk ook al buikgriep.
Enig idee hoe vaak dit gebeurt? Té vaak. En het mag niet. Leidinggevenden, medewerkers en andere partijen sturen onbewust mails waarin medische gegevens zijn verwerkt. Vanaf het moment dat je een mail met deze informatie opent, verwerk je onbedoeld informatie met medische informatie.
Niet alleen kan medische informatie in verkeerde handen terecht komen, een werkgever riskeert ook een boete van 3% van de bedrijfsomzet als hij zich niet aan de regels houdt. Een geregistreerde Recht Door Zee Casemanager wijst je op de gevaren én de risico’s die je als werkgever loopt wanneer je niet voldoet aan de AVG én adviseert je hoe je hier mee om moet gaan. Daarnaast schaadt het het vertrouwen van je medewerkers.
Medische gegevens mag je niet mailen of uitvragen
Medische gegevens van je medewerker mag je nooit doorgeven. Vertelt een medewerker uit zichzelf dat hij griep heeft, dan neem je dat ter kennisgeving aan. Je mag het niet noteren. En je mag absoluut niet vragen welke klachten hij heeft.
Heb je een medewerker die al langere tijd ziek is, dan volg je de Wet verbetering poortwachter. Om te voldoen aan de Wet moet je bepaalde documenten opstellen. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Op basis van de beperkingen/ mogelijkheden die in deze Probleemanalyse zijn opgenomen, stel je samen met jouw medewerker een Plan van aanpak op. Dit plan stel je periodiek (tenminste na 6 weken) bij. Je mag dit plan niet per mail doorsturen aan collega’s of casemanagers.
Ook medische gegevens onbeschermd doorsturen per mail mag niet, want de mail is geen beveiligde omgeving. Medische informatie mag niet toegankelijk zijn voor andere medewerkers.
In alle officiële documenten die voor het uitvoeren van de Wet verbetering poortwachter aangeleverd moeten worden bij het UWV, staan persoonsgegevens zoals naam, adres, etc. Ook de persoonsgegevens mogen niet onbeschermd verstuurd worden. Medische gegevens mogen niet terugkomen op de documenten. Heeft je medewerker bijvoorbeeld een hernia, dan mag je dat niet benoemen. Let daar goed op bij het versturen van gegevens over een zieke medewerker!
Hoe kan je wel privégegevens mailen of uitvragen
Een officieel verslag met privacygevoelige informatie, zoals adresgegevens, telefoonnummer en naam. Deze gegevens mogen niet onbeveiligd per mail verzonden worden. Als je een mail stuurt met een wachtwoord om het te openen en het wachtwoord per sms stuurt, dan mag het wel.
Wil je een e-mail naar een leidinggevende sturen waarin je bijvoorbeeld om de voortgang van re-integratie vraagt? Zorg er dan voor dat er geen privacygevoelige informatie in staat. Je kan wel gebruik maken van alleen een voornaam of verwijzen naar een gesprek, zoals bijvoorbeeld ‘We hebben elkaar vanmorgen gesproken over je medewerker. Hoe gaat het nu?’
Verzuim en AVG
Een casemanager, die de wet- en regelgeving kent, is belangrijk voor de werkgever én de werknemer. Casemanagement is een vak en kent vele regels, richtlijnen en uitzonderingen.
Wij kunnen alle partijen informeren over de vragen die wél gesteld mogen worden tijdens verzuim. Met als doel inzetbaarheid te vergroten en verzuim structureel te verminderen.
Houd er rekening mee dat elke situatie van een verzuimende medewerker uniek is. Ben je op zoek naar een specifiek antwoord? Dan kun je het beste advies inwinnen bij een Recht Door Zee Casemanager.