Samen met Anouk Kleijn, P&O Adviseur bij De Schoor, kijken we terug naar hoe we onze maatwerk arbodienstverlening zijn gestart. Een arbodienstverlening waarbij onze gezamenlijke doelen centraal staan: het echte gesprek met de medewerker voeren en verzuim structureel terugdringen.
Reden voor verandering bij De Schoor
De Schoor kreeg te maken met extreem veel verzuim. Het verzuimpercentage steeg enorm en de druk op verzuimbegeleiding werd groter.
Na meerdere gesprekken en evaluaties met de huidige arbodienstverlener werd er besloten om uit elkaar te gaan. De voornaamste reden: de vraag naar bedrijfsartsen is niet haalbaar.
Reden genoeg om te zoeken naar een andere vorm van arbodienstverlening waarbij minder druk ligt bij de bedrijfsarts en de dienstverlening beter aansluit op de verzuimdoelen van De Schoor.
Van moeilijke verzuimcasussen naar arbodienstverlening op maat
Anouk: “Monique ken ik van de verzuimopleiding in 2014. Via onze leraar kwam ik weer met Monique in contact. Ik belde Monique met moeilijke verzuimcasussen of voor een WGA-uitkering bezwaar.
Andersom nodigde Monique mij uit op haar events over de actualiteiten op het gebied van verzuim.
We hebben daardoor veel vertrouwen in elkaar gekregen. Daardoor is onze arbodienstverlening op maat tot stand gekomen.”
Anders dan de arbodienst
Arbodienstverlening op maat is ook echt op maat. De doelen van De Schoor zijn opgegaan in gezamenlijke doelstellingen. Daarom is samen optrekken en eigen regie voor de werkgever belangrijk.
Door het verzuimsysteem in eigen beheer te laten van De Schoor hebben zij altijd het re-integratieverslagen bij de hand. Daardoor is inzicht in verzuimcijfers direct mogelijk en hoeft er geen overdracht te zijn van verzuimdossiers, analyses en rapporten wanneer het contract met de arbodienstverlener vervalt. De regie op verzuim is bij de werkgever.
Ook de bedrijfsarts, leidinggevenden en casemanager taakdelegatie werken in het verzuimsysteem van de werkgever. Medische gegevens worden verwerkt in een systeem van de bedrijfsarts en zijn alleen inzichtelijk voor de casemanager taakdelegatie. Bedoeling is dat medewerkers in het 4e kwartaal ook toegang krijgen tot het verzuimsysteem zodat de onderlinge lijntjes nog korter worden.
Opstarten in Coronatijd
Sinds 1 juni is de arbodienstverlening van start gegaan, maar de wereld was compleet anders. In het originele plan voor covid-19 staat dat de casemanager taakdelegatie en de bedrijfsarts op de werkvloer komen, maar dat ging niet. Hoe heb je dat ervaren?
Anouk: “De Schoor heeft nog steeds de regel: niemand op kantoor. Dat betekent ook geen live gesprekken met verzuimende medewerkers en helaas geen mogelijkheid tot korte lijntjes tussen de casemanager taakdelegatie, leidinggevenden, bedrijfsarts en HR businesspartners. Gelukkig is er wederzijds vertrouwen en flexibiliteit. Samen hebben we elkaar geholpen om de nieuwe manier van werken efficiënter te maken voor iedereen.”
Professioneel op afstand
Corona heeft de casemanager taakdelegatie en bedrijfsarts op afstand gehouden van de medewerkers en de leidinggevenden. Casemanager Cynthia heeft haar werkzaamheden opgestart via beeldbellen. En bedrijfsarts Mirjam maakt zoveel mogelijk gebruik van beeldbellen, maar in uitzonderlijke gevallen komen medewerkers bij haar op de praktijk. Hoe werkt dat?
Anouk: “Het heeft voordelen voor ernstig zieke medewerkers en het scheelt bovendien reistijd. Ook is de drempel lager voor medewerkers in contact te zijn met de casemanager. Aan de andere kant bemoeilijkt het overleg over ingewikkelde verzuimdossiers.”
Samen ergens voor gaan
Anouk omschrijft Recht Door Zee Casemanagement als een flexibele en meedenkende arbodienstverlener, die samen het verzuim probeert terug te dringen. Omdat het vertrouwen goed is, we samen ergens voor staan en gelijkwaardig optrekken ziet zij dit als de juiste arbodienstverlening voor De Schoor.
Voor Anouk is de volgende stap om elkaar weer live te kunnen zien en dieper in te gaan op de verzuimdossiers. Regelmatig evalueren en elkaar scherp houden. Daarom hebben wij afgesproken om over een half jaar te kijken naar de behaalde resultaten en daarvan te leren.